Sistem Analisis Dokumentasi

SISTEM ANALISIS DOKUMENTASI

Oleh : ADITYA RAMADHANI, CAHYO TRISNANTO, DEVI AYU ALAYA, FARID CHUSYAIRI, IBNU IRFAN PANANJUNG, NASRUL ADI ASHARI

Sumber : Buku Accounting Information System

Karangan : Gelinas, Oram dan Wiggins

 

---Tugas ini untuk mata kuliah softskill Sistem Informasi Akuntansi---

   

ABSTRAK

Bab ini mengajarkan Anda untuk mempersiapkan dokumentasi yang menggambarkan aspek sistem informasi. kami tunjukkan cara menggambarkan diagram alur data yang dan diagram alur untuk menggambarkan komponen logis dan fisik dari suatu sistem informasi. kami juga menjelaskan data kamus.

Entri dalam kamus data menggambarkan data, file, dan proses dalam sebuah sistem informasi. bila Anda telah menyelesaikan mempelajari bab ini, Anda harus telah mengembangkan fasilitas beberapa dalam menyiapkan dan menggunakan informasi dokumentasi sistem. 

Tujuan pembelajaran

-          Untuk membaca dan mengevaluasi informasi dokumentasi sistem

-          Untuk mempersiapkan diagram alur data dan diagram alur sistem dari narasi.

Pengantar

Kami memperkenalkan diagram alur data, diagram alur sistem, dan kamus data dalam bab ini, dan kami menunjukkan kepada Anda bagaimana untuk membaca dan mempersiapkannya.

fasilitas dengan alat-alat yang dapat membantu anda mendokumentasikan sistem membaca untuk memahami dan mengevaluasi sistem informasi. Anda tidak dapat mencapai tujuan bab ini belajar dengan rad tradisional dan metode penelitian. Oleh karena itu, Anda tidak bisa menjadi pengamat pasif dalam proses. Anda harus bekerja bersama dengan kami karena kami menunjukkan alat-alat. lebih lanjut, Anda harus berlatih untuk mengembangkan keterampilan Anda.

Auditor, analis sistem, mahasiswa dan pihak lain yang tertarik menggunakan dokumentasi untuk memahami, menjelaskan, dan meningkatkan sistem informasi yang kompleks. pertama, mempertimbangkan "khas" sistem informasi. menganggap bahwa sistem ini Komputer berbasis, memiliki sejumlah terminal terhubung melalui jaringan telekomunikasi, digunakan oleh puluhan orang di dalam dan di luar organisasi. memiliki ratusan program yang melakukan fungsi hampir setiap departemen dalam organisasi, diproses ribuan dan ratusan permintaan informasi manajemen, dan setiap orang di seluruh organisasi menyiapkan input dan menerima output sistem.

Untuk sistem seperti itu, kita memerlukan "gambar" daripada deskripsi narasi. untuk "melihat" dan menganalisis semua input dan output. misalnya dengan flowchart sistem, kita dapat menganalisis arus dokumen melalui manajemen operasi, dan sistem informasi, dan kita dapat memahami yang menerima output dan di mana mereka menerima mereka. mungkin dianalisis kami akan mengarah pada perbaikan sistem. kami yakin bahwa, setelah menyiapkan dan menggunakan sistem informasi dokumentasi sistem, Anda akan setuju bahwa diagram aliran data dan diagram alur jauh lebih efisien (dan efektif) kemudian adalah narasi untuk bekerja dengan sistem yang kompleks. penerapan alat ini. bahkan pada sistem yang relatif sederhana digambarkan dalam buku ini, harus meyakinkan Anda tentang fakta ini. selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. misalnya, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih personel.

Juga, dokumentasi digunakan oleh audithors untuk menggambarkan sistem informasi sehingga dapat memahami sistem dan untuk mengevaluasi sistem kontrol. kita akan menggunakan alat dokumentasi seluruh sisa buku teks. jika Anda menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari alat-alat dan berlatih menggunakan mereka, usaha Anda akan dihargai dengan meningkatkan pemahaman Anda mengenai bab berikut.

Gambar 3.1 Simbol DFD

Catatan: lingkaran dapat berupa sebuah entitas pada diagram aliran data fisik atau proses pada diagram aliran data logis

Jenis – jenis DFD 

Konteks Diagram 

Gambar 3.2 adalah contoh dari tipe pertama kami, diagram konteks adalah diagram tingkat atas dari suatu sistem informasi yang menggambarkan data mengalir ke dalam dan keluar dari entitas eksternal. Mari kita gunakan gambar 3.2 untuk mempelajari istilah beberapa sistem yang signifikan. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks.

Gambar 3.2 menjelaskan beberapa istilah penting dalam sistem.

Lingkaran dalam diagram konteks mendefinisikan batas sistem. sebuah batasan antara "sistem bunga" dan lingkungan sistem. lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sistem, sedangkan entitas dalam diagram konteks menunjukkan lingkungan yang relevan. lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi "sistem bunga" karena sistem didefinisikan.

Misalnya, pada gambar 3.2, hanya pelanggan dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. bisa kita termasuk penyewa sebagai sumber pembayaran untuk sewa? ya - dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan menyertakan "penyewa" kotak entitas aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Akhir kami sistem konsep antarmuka. interface adalah aliran yang menghubungkan sistem dengan lingkungan tersebut sistem. dalam gambar 3.2, "pembayaran" dan "deposit" adalah antarmuka. hubungan antara subsistem juga interface.

Physical Data Flow Diagram

Physical Data Flow Diagram (diagram aliran data fisik) adalah representasi bergambar dari sistem yang menunjukkan entitas sistem internal dan eksternal, serta arus data masuk dan keluar dari entitas. Entitas internal bisa berupa :

Orang atau tempat (misalnya, departemen) atau mesin (misalnya, komputer) yang mengubah data dalam system

Physical DFD menentukan di mana, bagaimana, dan oleh siapa suatu proses sistem dicapai, bukan memberi tahu kita apa yang sedang dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3 menjelaskan bahwa "Penjualan petugas" menerima uang tunai dari "Pelanggan" dan mengirim uang dan data pendaftaran ke "Kasir". Jadi, kita bisa lihat kemana uang pergi dan bagaimana penerimaan kas data diterima, tapi kita tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.

Lingkaran physical DFD yang diberi label dengan nouns (kata benda) dan arus data yang diberi label bisa menunjukkan bagaimana data yang ditransmisikan antar . Sebagai contoh, "Petugas Penjualan" mengirimkan "66W Form" untuk "Pembukuan", maka itu menunjukkan persis di mana lokasi file (dalam "Pembukuan") dan label file menunjukkan bagaimana (dalam "penjualan buku biru") sistem menyimpan catatan penjualan, sedangkan kotak entitas pada diagram konteks menentukan entitas eksternal di dalam lingkungan yang relevan, lingkaran-lingkaran di dalam Physical DFD mendefinisikan entitas internal.

Gambar 3.3 Physical Data Flow Diagram

Logical Data Flow Diagram

Sebuah Logical Data Flow Diagram adalah gambaran representasi dari sistem yang menunjukkan pemrosesan di dalam sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari proses. Kami menggunakan Logical DFD untuk mendokumentasikan sistem informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari sistem (tugas yang sedang dilakukan sistem) tanpa harus menentukan bagaimana, dimana, atau oleh siapa tugas dapat diselesaikan.

Gambar 3.4 Logika Data Flow Diagram (Diagram level 0)

Keuntungan dari Logical DFD (dibandingkan dengan Physical DFD) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan sistem. Lihat, misalnya Gambar 3.4, di mana label pada data flow menggambarkan sifat dari data, bukan bagaimana data ditransmisikan. Apakah "Pembayaran" dilakukan dalam bentuk cek, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah "Jurnal Penjualan" sebuah buku, kartu, atau file komputer? Sekali lagi kita tidak tahu. Apa yang kita tahu adalah pembayaran telah diterima, diverifikasi untuk keakuratan, tercatat dalam jurnal penjualan dan disimpan di bank. Jadi, sebuah Logical DFD menggambarkan kegiatan suatu sistem, sedangkan Physical DFD menggambarkan infrastruktur dari sistem. Kita membutuhkan kedua gambar tersebut untuk sepenuhnya memahami sebuah sistem.

Jadi, perhatikan bahwa proses dalam Gambar 3.4 diberi label dengan "kata kerja" yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, dan tidak dilabeli dengan "kata benda" yang kita lihat dalam Physical DFD.

Gambar 3.4 adalah perincian dari diagram konteks pada Gambar 3.2. Karena semua lingkaran-lingkaran pada Gambar 3.4 di beri nomer diikuti dengan titik desimal dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0". Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran konteks pada Gambar 3.2 juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran pada Gambar 3.4 (kecuali untuk laporan arus diantara lingkaran-lingkaran, seperti "Data Penjualan", yang terdapat pada lingkaran di Gambar 3.2). Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang sama dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang seimbang yaitu, diagram konteks, Logical DFD, dan Physical DFD, berarti DFD sudah benar.

Untuk memperoleh Gambar 3.4, kita telah "merinci" diagram konteks pada Gambar 3.2 ke dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks untuk melihat subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi berurutan, atau "perincian", dari Logical DFD disebut partisi top-down dan, ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang seimbang.

Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan satu set generik DFD yang telah seimbang, untuk belajar mempartisi dan menyeimbangkan. Perhatikan bahwa level 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai diagram konteks (bagian a). Sekarang lihat pada bagian c, yaitu perincian lingkaran 1.0. Bagian c memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (C dan D) di bagian b. Hubungan ini harus tetap ada karena diagram 1.0 (bagian c) merupakan perincian dari lingkaran 1.0 pada bagian b. Hal yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, yang merupakan partisi dari lingkaran 3.0. Jadi, bagian e menunjukkan diagram 3.1, yaitu sebuah partisi dari lingkaran 3.1. Pelajari Gambar 3.5 dan pastikan Anda memahami hubungan antara level di dalam DFD. Ketika Anda sedang mempelajari sebuah gambar, Anda juga mungkin akan menyadari dan melihat konvensi yang digunakan untuk menomori lingkaran pada setiap levelnya. Dan juga, anda akan melihat bahwa entitas muncul dalam diagram konteks dan diagram level 0, tetapi biasanya tidak muncul dalam diagram di bawah level 0.

Partisi top-down dari DFD sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berpikir tentang solusi untuk mengatasi masalah dan tentang bagaimana rancangan dari sistem informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk menyadari/mengerti sebuah sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan. Dengan menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah atau sistem dengan menguraikan system (Atau situasi masalah) dengan cara top-down, akan terlihat lebih detail. Setelah melakukan dekomposisi dengan melihat sistem dan tujuan sistem, serta menarik adanya keterkaitan antara system yang satu dengan sistem lain, barulah kita dapat memecahkan masalah atau merancang sistem baru.

Gambar 3.5 Seperangkat DFD yang seimbang

CATATAN:

Tidak ada Diagram 2.0, sebagai proses 2.0 adalah proses dasar. Asumsikan bahwa lingkaran 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 3.1.1, 3.12, dan 3.2 adalah proses dasar.

Kita bisa menggunakan DFD dalam dua cara utama yaitu: Kita dapat menggambanya dengan cara mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuatnya dengan cara menelaah sistem yang baru dibuat. Pada bagian ini, kami menjelaskan suatu proses pembuatan DFD dari sebuah narasi untuk menggambarkan sebuah sistem yang sudah ada.

Kita menggunakan DFD dengan 2 cara, kita dapat menarik mereka untuk mendokumentasikan sistem yang ada atau kita dapat membuat tema dari awal ketika mengembangkan sistem baru. Pembuatan DFD untuk sistem baru akan dijelaskan dalam bab sistem pengembangan (bab 15 – 19). Dalam bagian ini, kita menjelaskan proses untuk memperoleh satu set DFD dari sebuah narasi sistem yang ada.

Narasi

Gambar 3.6 berisi sebuah narasi yang menjelaskan sistem penerimaan untuk perusahaan causeway. Kolom pertama menunjukan nomor paragraf, kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi. Disini kita jelaskan metode penggambaran DFD untuk sistem causeway. Anda akan dapat manfaat dari bagian ini jika anda mengikuti instruksi dengan hati-hati. Lakukan setiap langkah seperti yang diarahkan dan jangan membaca atau melihat kedepan.

Saat anda mengikuti kami, anda mungkin dapat menggambar diagram anda di kertas diagram alur atau kertas gambar. DFD anda akan memiliki tampilan yang profesional jika menggunakan template diagram alur. Sebuah template diagram alur adalah sepotong dari plastik yang mana simbolnya (seperti lingkaran, kotak, dan persegi panjang) telah dipotong. Dengan menyediakan sarana untuk mencari simbol diagram, template mempercepat gambar anda dan mempromosikan teknik diagram yang baik. Namun, jika anda menggunakan kertas diagram alur dam template jangan tergoda untuk membuat sketsa pertama anda diakhir produk.

Tabel kesatuan dan kegiatan

Langkah pertama adalah membuat sebuah tabel entitas dan kegiatan dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah persiapan lebih cepat dan lebih akurat dari DFD dan sebuah sistem diagram alur diagram alur karena menjelaskan informasi yang berisi sebuah narasi dan membantu kita mendokumentasikan sistem dengan benar.

Untuk memulai tabel keseluruhan dan kegiatan , anda melalui narasi baris demi baris dan menempatkan sebuah kotak disekitar kejadian pertama setiap entitas internal dan eksternal. Setelah anda menempatkan kotak disekitar entitas, daftar setiap entitas lalu bandingkan daftar anda ke dalam daftar dikolom pertama di tabel 3.1. diberitahukan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas lebih dari satu cara. Contoh, kita memiliki “ruang surat” dibaris 3 dan “petugas” dibaris 5.

Gambar 3.6 Narasi sistem penerimaan kas dari causeway

Mengapa kita memiliki “bank” dan “kantor buku besar” dalam daftar kami? Karena kita berasumsi bahwa mereka menerima bagian (yaitu deposit dan total penerimaan kas) yang dikirim ke mereka.

Mengapa kita daftar online dengan komputer?

Tabel 3.1 Entitas dan kegiatan dalam membuat sistem penerimaan kas

Karena terminal tidak muncul untuk melakukan pengolahan apapun tetapi tampaknya menjadi bagian dari komputer pusat. Sebelum menyelesaikan segala perbedaan antara daftar entitas dan daftar di kolom pertama dari tabel 3.1.

Untuk terus mempersiapkan tabel entitas dan kegiatan Anda, melalui narasi dan lingkaran setiap kegiatan yang dilakukan. Suatu aktivitas yang berasal, mengubah, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan dalam urutan yang muncul dalam cerita. Daftar kegiatan sebelah entitas yang melakukan aktivitas. Setelah Anda memiliki semua kegiatan yang tercantum, urutkan nomor setiap aktivitas. Bandingkan daftar kegiatan untuk daftar dalam tabel 3.1. Perhatikan bahwa kita terdaftar baik  kegiatan 7 dan aktivitas 8. Mungkin kegiatan 7 menggambarkan aktivitas 8 dan tidak perlu terdaftar itu sendiri. Namun, lebih baik untuk daftar kegiatan meragukan daripada melewatkan suatu kegiatan. Lihat bagaimana kita terdaftar aktivitas 15, ditemukan pada baris 23 dan 24 - kami mengubah ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu" sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di sebelah entitas yang melakukan tindakan. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar kegiatan dan daftar dalam Tabel 3.1

Menggambar diagram konteks

Kita sekarang siap untuk menggambar diagram konteks. Sejak diagram konteks hanya terdiri dari satu lingkaran, kita dapat mulai diagram konteks kita dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas kami. selanjutnya, kita harus menarik kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita harus memutuskan mana dari entitas dalam tabel 3.1 yang eksternal dan akan menjadi sumber tenggelam, dan yang internal untuk sistem

Pedoman 1:

Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih pengolahan.

Informasi kegiatan pengolahan adalah aktivitas yang mengubah data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan dokumen, entri data, verivication, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan, perhitungan, dan summarization. pengiriman dan penerimaan data tidak informasi kegiatan pengolahan karena mereka tidak mengubah data.

Untuk menemukan mana entitas melakukan kegiatan pengolahan informasi tidak ada, kita harus memeriksa tabel entitas dan kegiatan dan menghilangkan kegiatan yang tidak informasi kegiatan pengolahan. melalui meja Anda entitas dan kegiatan dan mencoret semua kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi.

Pada awalnya, Anda harus dieliminasi kegiatan 1,5,6,10, dan 12 karena kegiatan ini hanya mengirim atau menerima data. seperti yang telah disebutkan sebelumnya, aktivitas 7 hanya menggambarkan kegiatan 8 dan dapat dihilangkan. akhirnya kegiatan 15 dapat dihilangkan karena pedoman berikut:

Pedoman 2:

Hanya mencakup rutinitas pemrosesan normal, tidak terkecuali rutinitas atau rutinitas kesalahan, pada diagram konteks, DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis.

Karena aktifitas 15 terjadi hanya ketika data pembayaran mengandung kesalahan, kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat ini. tabel entitas dan kegiatan, dengan kegiatan dieliminasi dicoret, sekarang harus menunjukkan bahwa ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan kegiatan pengolahan informasi dan bahwa pelanggan, bank, dan kantor buku besar tidak. entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi adalah entitas internal. semua entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas eksternal dan termasuk dalam diagram konteks sebagai penyerap sourcesor. tidak ada entitas lain yang akan ditambahkan karena pedoman ini:

Pedoman 3:

Termasuk pada sistem dokumentasi semua (dan hanya) kegiatan yang digambarkan dalam sistem narasi-tidak lebih, tidak kurang.

Karena ada tiga entitas eksternal untuk penerimaan kas causeway sistem-pelanggan, bank, dan buku besar kantor-Anda harus mengambil tiga kotak di atas kertas Anda seputar bubble.next konteks satu, menggambar dan label arus data yang menghubungkan entitas eksternal dengan gelembung. sejak logis (versus fisik) label biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan label logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk label gelembung konteks. menuliskan label deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi dalam sistem. label kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari jalan lintas sistem-yaitu, penerimaan kas dari pelanggan biaya. sistem causeway tidak termasuk penerimaan kas dari sumber lain.

Angka 3.7 adalah diagram konteks causeway selesai. campare ke diagram konteks Anda, dan menyelesaikan setiap perbedaan. perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan. pedoman berikut berlaku:

Pedoman 4:

Ketika beberapa entitas beroperasi identik decipt, hanya satu untuk mewakili semua.

Menggambar diagram alur data fisik saat ini untuk menjaga DFD fisik saat ini seimbang dengan diagram konteks, DFD mulai saat fisik Anda dengan menggambar tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi selembar kertas. selanjutnya, menggambar dan label setiap aliran data yang masuk ke tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. meninggalkan tengah halaman, di mana kita akan sketsa sisa diagram, sebagai kosong mungkin. karena ini adalah DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan sarana yang aliran dicapai. misalnya, pembayaran dari pelanggan saat ini harus diberi label "cek dan saran remmitance".

Gambar 3.7 Lintasan diagram konteks

Karena masing-masing entitas internal yang tercantum dalam tabel 3.1, tabel entitas dan kegiatan, menjadi gelembung dalam DFD fisik kita, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik kita akan berisi empat gelembung: masing-masing untuk bagian surat-surat, kasir, piutang, dan komputer. kita akan mulai menambahkan keempat gelembung dengan terlebih dahulu menggambar gelembung pada diagram kita yang terhubung ke sumber dan tenggelam. selama proses ini, Anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "kirim" dan "menerima" dan kegiatan timbal balik tersirat. misalnya, aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat "menerima" cek dan kegiatan pengiriman uang. seperti yang kita katakan sebelumnya, implikasinya adalah bahwa pelanggan "mengirimkan" barang-barang. menggambar dan label gelembung ruang surat, gelembung piutang, dan gelembung kasir. menggunakan aliran data untuk menghubungkan masing-masing tiga gelembung itu berhubungan entitas eksternal.

Untuk menyelesaikan DFD fisik, kita harus melalui tabel entitas dan kegiatan sekali lagi dan menarik semua entitas yang tersisa dan arus. ikuti bersama dengan kami saat kami menyelesaikan diagram. Kegiatan 5 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang. Kegiatan 6 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa petugas piutang memasukkan data ke dalam komputer. menggambar gelembung komputer, label "4.0" dan menghubungkannya ke piutang. untuk melakukan aktivitas 9, piutang harus menerima laporan dari komputer. menggambar dan label satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran). untuk melakukan aktivitas 11, kasir harus menerima slip setoran dari komputer. Kegiatan 13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca. sehingga catatan faktur terbuka dapat diambil. menarik piutang master file dan aliran dari file ke komputer gelembung. Melihat bahwa label pada File menunjukkan bahwa media penyimpanan fisik disk. Kami hanya menggambar dari file karena permintaan data tidak sesuai aliran data sehingga kita tidak menunjukkan permintaan untuk catatan faktur terbuka. Gerakan pada catatan yang keluar dari file dalam menanggapi permintaan ini adalah penunjukan data. Perhatikan juga bahwa kita tidak dapat mentransfer data  dari file induk rekening piutang langsung ke rekening piutang masuk.

Master file adalah file komputer, hanya komputer dapat membaca atau menulis file tersebut. Karena catatan faktur terbuka harus dibaca ke dalam komputer upadated dan kembali ke rekening utama aktivitas file piutang. diperlukan aliran data dari dan ke file piutang  rekening utama Kami menarik sejumlah  file untuk kegiatan 13. Kegiatan mengharuskan kita menggambar sebuah file untuk rekaman log dan kami menggambar aliran data dari computer ke dalam file tersebut. Sedangkan aktivitas 16 mengharuskan kita menggambar mengalir dari file log finnaly. Menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan menunjukkan dalam kegiatan 18 dan 19. Kita perlu untuk menarik arus masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak diperlukan. Kami menawarkan saran dalam dari sebuah pedoman.

Pedoman 5 :

Untuk kejelasan, imbang aliran data untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file

Angka 3.8 adalah dfd karena selesai saat ini. Bandingkan dengan diagram dan sebelum membaca pada, mengatasi dan perbedaan. Anda harus menyadari bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini tidak disebutkan dalam cerita, bahwa ditambahkan untuk menunjukkan kasir yang harus berpegang pada pemeriksaan sampai slip setoran yang dicetak pada terminal komputer. kami menawarkan pedoman berikut.

Pedoman 6:

Jika file secara logis diperlukan, dalam petunjuk-petunjuk file diagram, cuaca atau tidak disebutkan dalam cerita.

Haruskah kami menarik file kemudian menunjukan total batch yang dipertahankan dalam piutang sampai laporan komputer yang diterima? Kita bisa dan Anda harus menggunakan pedoman 6 . hati-hati bagaimana sehingga Anda tidak menarik data yang berantakan dengan file da. Karena itu sulit untuk membaca Anda perlu menggunakan penilaian Anda.

Gambar 3.8 Arus Fisik DFD pada perusahaan Causeway

Menggambar diagram logis saat aliran data

Diagram DFD logis saat kegiatan logis yang dilakukan dalam sistem. Karena tingkat 0 dfd menggambarkan pengelompokan tertentu dari kegiatan logis, kita mulai 0 DFD level dari menghitung kegiatan dalam sistem itu, kami kelompok kegiatan tersebut. Jika Anda telah mengikuti bersama kami Anda sudah memiliki daftar kegiatan yang akan dimasukkan dalam DFD tingkat 0.

Apakah Anda tahu apa daftar itu? Kegiatan untuk dimasukkan dalam DFD level 0 adalahkegiatan yang tersisa di meja entitas dan kegiatan, Tabel 3.1, setelah
kita memiliki semua climinated non semua non-inrformation kegiatan pengolahan. daftar kami meliputi kegiatan 2, 3, 4,8, 9, lt, 13, 14, 16, 17, l8, dan 19. Ingatr, saat ini waktu, kita tidak menganggap kegiatan lain karena kegiatan lain baik tindakan yang 'dilakukan di lain-dari normal situasi dan karena itu tidak disertakan pada DFD tingkat 0, atau hanya mengirim atau menerima data. beberapa pedoman akan membantu kita untuk mengelompokkan kegiatan

Pedoman 7:

Kegiatan kelompok jika mereka terjadi di tempat yang sama dan pada waktu yang sama.

Sebagai contoh, kegiatan 2 dan 3 yang dilakukan di ruang surat oleh petugas sebagaisetiap pembayaran diterima.

Pedoman 8:

Kegiatan kelompok jika mereka acuh pada saat yang sama tapi di tempat yang berbeda.

Misalnya kegiatan 11 dilakukan oleh kasir "segera" setelah komputer mencetak deposit slip aktivitas 16

Pedoman 9:

Kelompok kegiatan yang tampaknya secara logis terkait dalam rangka untuk menghilangkan kumpulan aktivitas tunggal dimanya selamnya akan mungkin.

Pedoman 10:

Untuk memanfaatkan dibaca dfd antara lima dan tujuh kumpulan
Kami telah menemukan bahwa kita dapat mengikuti.

Pedoman ini lebih mudah jika kita "semacam" tingkat 0 kegiatan sampingan. Meskipun ada sejumlah cara untuk menyortir kegiatan. Kronologis, dari tabel 3.2 tinjauan untuk melihat seberapa dekat daftar diurutkan datang ke kita. Menyelesaikan dan perbedaan sebelum pindah pada.

Sekarang coba dalam sebuah kegiatan dalam tabel 3.2 sebagai orang yang percaya  Anda harus dikelompokkan. Sebagai contoh, jika kita menerapkan pedoman 7 (yaitu, waktu yang sama dan tempat yang sama), kami kegiatan antara kombinasi 2 dan 3; aktivitas 13, 14, dan 17.

Tabel 3. 2 logis kegiatan (kronologi diurutkan) untuk sistem causeway penerimaan kas

dan kegiatan 18 dan 19. Meskipun hal ini akan memberikan solusi yang memuaskan akan ada delapan gelembung, dan akan ada beberapa gelembung yang hanya berisi satu kegiatan. Karena memilih untuk tidak memiliki satu kegiatan gelembung sampai ke DFD tingkat terendah, kita lanjutkan dengan pengelompokan lanjut.

Jika kita menerapkan pedoman 8 untuk pengelompokan sebelumnya. Kita bisa menggabungkan kegiatan 8, 13, 14;17, 16, 11 dan 9, 18, 19.

Jika kita menerapkan pedoman 9, kita dapat menggabungkan kegiatan 2, 3, dan 4. Meskipun hal ini meninggalkan kita dengan hanya empat gelembung. Solusi ini dari solusi sebelumnya karena tidak memiliki satu aktivitas gelembung.

Singkatnya, dapat dikelompokkan menjadi:

Kelompok 1: Aktifitas 2, 3, 4

Kelompok 2: Aktifitas 8, 13, 14, 17

Kelompok 3: Aktifitas 16, 11

Kelompok 4: Aktifitas 18, 19, 9

Setelah Anda memilih kelompok Anda, berikan setiap kelompok nama yang menggambarkan kegiatan logis dalam kelompok itu dan menarik DFD logis saat ini. Misalnya, kita berlabel gelembung 1.0 "menangkap penerimaan kas" karena gelembung yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh pelanggan sampai pembayaran mengetik ke dalam komputer. kita label bubble "koleksi catatan pelanggan" 2.0 karena kegiatan dalam catatan gelembung 2.0 pembayaran pada file piutang master.

Untuk menggambar DFD logis, Anda harus mulai dengan cara yang sama yang anda gunakan dalam menggambar DFD fisik. menggambar entitas eksternal dekat tepi selembar kertas.

Gambarkan dan buat alur yang ke dan dari entitas eksternal, sementara halaman kosong untuk menerima sisa diagram. setiap pengelompokan yang berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.

Ringkasan menggambar DFD

Dalam bagian ini, kami merangkum apa yang telah kita pelajari tentang menggambar DFD dan kami membantu anda untuk menggambar diagram ini. Akhirnya, kami memberikan beberapa pedoman baru untuk menangani beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika kita menarik DFD causeway.

Pertama, jangan sampai salah dalam mendokumentasikan diagram untuk memahami sistem. Kami telah menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu anda menggambar DFD. Menggunakan pertimbangan anda dalam menerapkan informasi ini. Akan ada saat-saat ketika fungsi operasional melakukan kegiatan pengolahan informasi. Misalnya, ketika departemen menyiapkan dokumen yang menunjukkan berapa banyak widget telah diterima, departemen penerima, yang terutama unit operasi, sedang melakukan aktivitas pemrosesan informasi. gudang dan departemen pengiriman unit operasi lainnya yang sering melakukan kegiatan pengolahan informasi. Pedoman berikut berlaku:

Pedoman 11:

Aliran data harus menuju operasi entitas ketika operasi fungsi yang harus dilakukan oleh entitas tersebut. aliran data harus memasukkan proses jika entitas operasi berfungsi untuk melakukan aktivitas pengolahan informasi.

Misalnya, ketika sebuah entitas operasi menerima barang, DFD fisik bisa menunjukkan baik "menerima" kotak atau "menerima" proses, sedangkan DFD logis hanya menunjukkan kotak departemen "menerima laporan lengkap" proses. Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer harus melalui proses. Tidak akan ada aliran data yang mundur pada DFD logis. Jika Anda memiliki aliran data maka akan kembali ke titik pengolahan sebelumnya. Pengolahan yang dilakukan di lain maka situasi normal harus didokumentasikan di bawah level 0 DFD dengan bertopik perwujudan yang menunjukkan bahwa proses yang luar biasa harus dilakukan. Suatu tulisan rintisan perwujudan adalah aliran data diberi label "perwujudan" yang meninggalkan proses tapi tidak pergi ke proses lainnya atau file.

Sistem flowchart

Flowchart sistem adalah representasi grafis dari sistem informasi, proses, arus logika, input, output, dan file, serta operasi terkait entitas sistem, aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan dengan sistem informasi. mengandung manual dan aktivitas komputer. Flowchart sistem menyajikan gambaran logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana, dan di mana dari proses informasi dan operasional.

Dengan menggabungkan aspek fisik dan logis dari sistem, flowchart sistem memberi kita gambaran yang lengkap dari suatu sistem. fisik dan logis DFD masing menggambarkan aspek dari sistem. di samping itu, flowchart sistem meliputi konteks operasional dan manajemen untuk sistem. aspek yang diabaikan dalam DFD. Auditor menggunakan diagram alur sistem untuk memahami sistem dan untuk menganalisis suatu sistem kontrol.